Interne Informationsfreiheits-Leitlinien: Wie handhaben die Ministerien das IFG?

Mit dem Inkrafttreten der Informationsfreiheit am 1. September 2025 haben wir alle 12 Bundesministerien und das Bundeskanzleramt nach ihren Leitfäden zur praktischen Umsetzung des Informationsfreiheitsgesetzes befragt. Nach 9 Monaten und einem Verfahren vor dem Bundesverwaltungsgericht, haben wir jetzt alle IFG-Leitlinien der Ministerien vorliegen und können sie einsehen und vergleichen.

In diesem Blogpost zeigen wir, wie unterschiedlich die Ministerien mit dem neuen Gesetz umgehen wollten. Wann veröffentlichen sie ihre Verträge? Welche Informationen bleiben auch auf Anfrage geheim? Und welches Ministerium führt nun doch Informationsfreiheitsbeauftragte ein, obwohl sie nicht im Gesetz stehen? Auch problematische Lücken sehen wir.

Lediglich 9 Ministerien (inkl. Bundeskanzleramt) antworteten uns innerhalb der Frist von 4 Wochen bis zum 29. September 2025. Das Frauen- und Wissenschaftsministerium holte ihre Antwort immerhin noch am 30. September nach. Beim Infrastrukturministerium antwortete man zwar bereits am 19., jedoch fehlte in der Antwort ein Dokument, das auf Nachfrageam 8. Oktober nachgeliefert wurde. Das Justizministerium verwies am letzten Tag der vierwöchigen Frist auf ihr Online-Formular und holte die Beantwortung erst am 21. Oktober nach, als wir sie darauf hinweisen, dass uns zum Zeitpunkt der Anfrage noch keine Einschränkung des E-Mail-Verkehrs aufgefallen wäre.

Das Verteidigungsministerium verweigerte am letzten Tag der Frist die Herausgabe jeglicher Informationen. Erst nach einem Bescheidverlangen wurden stark geschwärzte Dokumente übermittelt. Eine Verhandlung vor dem Bundesverwaltungsgericht, in der der Richter die Behörde darüber informierte, dass etwa Fußnoten, die auf die Gesetzeserläuterungen verweisen, wohl nicht unter die Geheimhaltung fallen, überzeugte die Behörde wohl, alle Schwärzungen zurückzunehmen. Zuvor war das Ministerium aber von den eigenen Leitlinien abgewichen – dazu aber später mehr.

Informationsbeauftragte

Die Einführung einer Informationsfreiheitsbeauftragten ist eine unserer ältesten Forderungen. Diese Stelle wäre für die Informationsfreiheit zuständig, würde zwischen Behörde und Anfragestellerin vermitteln und die proaktive Informationspflicht überwachen. Sie wurde im Gesetz nicht eingeführt. Das Finanzministerium liefert ein Trostpflaster und greift die Idee zumindest begrifflich wieder auf, in seinen Leitlinien wird unter „4.1.“ ein*e „Informationsfreiheitsbeauftragte/r“ eingerichtet. Diese*r hat die Verantwortung für die Umsetzung des Gesetzes und unterstützt die einzelnen Sektionen, in denen wiederum „Informationsfreiheitskoordinator/innen“ eingerichtet sind. Eine Kontrollbefugnis oder Ombudsstelle, wie wir sie für echte Informationsfreiheitsbeauftragte gefordert haben, kommen ihnen jedoch nicht zu.

Leitlinien zur Vorabinformation von Betroffenen

Das Informationsfreiheitsgesetz sieht vor, dass Dritte, deren Rechte von Informationsbegehren betroffen sind, angehört werden und somit auch von Informationsbegehren erfahren. Gerade in sensiblen Bereichen wie der Aufdeckung von Korruptionsfällen und investigativen Recherchen kann eine solche Information der Betroffenen den eigentlichen Recherchezweck untergraben. Deshalb wurde auch eine schwammig definierte Ausnahme für Anfragen getroffen, aus denen ein Rechercheinteresse hervorgeht. Die ersten Monate haben bereits gezeigt, dass Betroffene selbst bei Anfragen bekannter Journalist*innen informiert werden. Daher interessiert uns besonders, welche Ministerien Guidelines zum Umgang mit Begehren von Journalist*innen haben, die Information Dritter zu unterlassen.

Lediglich 4 Ministerien verweisen in ihren Leitlinien darauf, dass bei Anfragen von „social Watchdogs“ die Information betroffener Dritter zu unterbleiben hat. Konkret sind dies das Kultur-, das Innen-, das Landwirtschafts- und das Verteidigungsministerium. Das Sozialministerium führt zumindest noch aus, dass bei Anfragen von Watchdogs die Kommunikationsabteilung einzubinden ist. Konkrete Leitlinien, wie sich diese Kommunikationsabteilung einbringt, wurden uns jedenfalls nicht mitgeteilt.

Während die Anhörung Betroffener in den Leitlinien bei 3 Ministerien gar keine Erwähnung findet, gibt es bei 3 weiteren Ministerien zwar eine Erwähnung der Anhörung von Betroffenen, aber ohne Hinweis auf die Ausnahme. Dies bringt die Gefahr mit sich, dass Sachbearbeiter*innen mögliche betroffene Dritte hören könnten, obwohl eine Anfrage eines social Watchdogs im öffentlichen Interesse vorliegt.

Generell bleibt festzustellen, dass in keiner der Leitlinien näher darauf eingegangen wird, wie geprüft wird, ob die Ausnahme von der Anhörung Betroffener tatsächlich vorliegt.Nur das Begehren z. B. eines Journalisten reicht dafür laut Gesetzestext nämlich alleine nicht aus. Es ist ein Problem, dass die Ministerien dazu keine konkreten Regeln vorsehen.

Was passiert mit E-Mails?

Grundsätzlich war das Versprechen bei der Einführung der Informationsfreiheit, Anfragen möglichst niederschwellig und formlos stellen zu können. Dennoch nutzten Finanzministerium und Justizministerium eine obskure Gesetzesbestimmung, um Anfragen per E-Mail nicht anzunehmen. Wir haben uns daher angesehen, welche Leitlinien die Ministerien zu Anträgen per E-Mail haben.

Das Finanzministerium erwähnt in seiner Leitlinie weder den Ausschluss von Anfragen per E-Mail noch ist in den Leitlinien ein einheitliches Vorgehen definiert, wie mit Anfragen umgegangen werden soll, die dennoch per E-Mail einlangen. Beim Justizministerium ist dies anders. Dieses regelt explizit: „Für elektronische Informationsanträge findet sich auf der Website unter https://www.bmj.gv.at/service/Informationsfreiheit.html ein Link zu einem Webformular. Andere elektronische Übermittlungsformen sind dafür im Bereich der Zentralstelle nicht vorgesehen. Dasselbe gilt für sonstige elektronische Anträge, Beschwerden und Eingaben nach dem Informationsfreiheitsgesetz. Langen solche elektronischen Eingaben bei anderen Organisationseinheiten ein, wären die Informationswerber:innen auf die Webformulare hinzuweisen.“

Auch bei einigen anderen Ministerien finden sich Leitlinien zum Umgang mit E-Mails. So schreiben das Bundeskanzleramt, das Landwirtschaftsministerium und das Bildungsministerium explizit vor, Anfragen möglichst niederschwellig zu erledigen und per E-Mail eingelangte Anfragen auch per E-Mail zu beantworten. Das Innenministerium weist explizit das Organisationspostfach BMI-III-A-7-c@bmi.gv.at aus und schreibt vor, dass bei anderen E-Mail-Adressen eingelangte Anträge an dieses Referat weiterzuleiten sind. Einen Schritt weiter geht noch das Verteidigungsministerium, dieses äußert sich zwar nicht direkt zur Frage nach E-Mails, hält aber fest, dass „Informationsbegehren, die mündlich (persönlich oder telefonisch) gestellt werden“ aufgrund der „Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit“ auch mündlich beantwortet werden sollten. Die meisten anderen Stellen äußern sich entweder nicht dazu und schreiben vor, auf die Schriftlichkeit zu verweisen.

Informationen im Vertrags- und Förderwesen

Im Bereich Vertrags- und Förderwesen gibt es zahlreiche interessante Regelungen in den Leitlinien. So sind laut dem IFG Informationen von allgemeinem Interesse proaktiv zu veröffentlichen. Bei Verträgen ab einem Wert von 100 000 € ist dies jedenfalls der Fall, eine Untergrenze kennt das Gesetz nicht. Es gilt: Betrifft ein Vertrag einen größeren Personenkreis oder ist er für diesen interessant, so ist er auch proaktiv zu veröffentlichen. Dennoch geht das Frauen- und Wissenschaftsministerium in ihren Leitlinien davon aus, dass bei Verträgen unter 1 500 € kein öffentliches Interesse vorhanden ist. Das allgemeine Interesse lässt sich aus unserer Sicht jedoch nicht alleine an einer solchen Wertgrenze festlegen. So könnten auch Beratungsverträge von kleinerem Wert Aufschluss über Einflussnahmen, Begünstigungen und Interessenkonflikten geben.

Auch Innenministerium, Landwirtschaftsministerium und Kanzleramt nennen eine untere Grenze von 1 500 € und gehen pauschal davon aus, dass bei Förderungen bzw. Förderverträgen bei einem Wert unter 1 500 € kein allgemeines Interesse vorhanden sei. Übernommen wurde dieser Wert aus dem Transparenzdatenbankgesetz, wonach Förderungen unter diesem Wert nicht in der Transparenzdatenbank zu veröffentlichen sind (§ 40k Abs. 2 TDBG). Das Innenministerium hat zudem eigene IFG-Leitlinien für den Bereich Förderwesen.

Die Leitlinien des Bundesministerium für Innovation, Mobilität und Infrastruktur müssen hier lobend erwähnt werden. Sie halten explizit fest, dass der Vertragsbegriff „weit auszulegen“ ist und führen beispielhaft an, welche Vertragstypen alle darunter fallen können. Als einziges hält das Infrastrukturministerium auch fest, dass auch bei Verträgen unter einem Wert von 100 000 € in aller Regel ein allgemeines Interesse angenommen werden kann. Aus diesem Grund sehen sie vor, dass regelmäßig eine Tabelle mit einer Liste dieser Verträge veröffentlicht werden soll, eine proaktive Veröffentlichung der gesamten Vertragsinhalte unterbleibt dafür bei Verträgen unter 100 000 € generell. In unserer Recherche konnten wir allerdings bis heute keine solche Veröffentlichung der Verträge im Infrastrukturministerium ausfindig machen.

Was ist keine Information – und was bleibt geheim?

Ein besonderes Augenmerk bei dieser Analyse haben wir auf Bestimmungen zur Geheimhaltung gelegt – und darauf, welche Aufzeichnungen von Ministerien gar nicht erst als Information gewertet werden. Gleich vier Ministerien (BMASGPK, BMJ, BMI und BMB) gehen davon aus, dass interne Vorentwürfe keine Information nach dem IFG wären. Eine Einschätzung, welche dem Zweck des IFG, Verwaltungshandeln transparent zu machen, zuwiderläuft. Für die Kontrolle staatlichen Handelns ist es unerlässlich, auch nachvollziehen zu können, wie dieses zustande kam. Aktuell ist ein Verfahren von uns gegen das Innenministerium in Bezug auf vorbereitende Dokumente beim Verwaltungsgerichtshof anhängig.

Sowohl das Bundeskanzleramt als auch das Verteidigungsministerium ziehen zur Einschätzung, ob Geheimhaltungsgründe vorliegen, das Informationssicherheitsgesetz heran. In diesem sind die Geheimhaltungsklassen „zur Umsetzung völkerrechtlicher Verpflichtungen Österreichs zur sicheren Verwendung von klassifizierten Informationen“  definiert. Während diese beim Bundeskanzleramt jedoch bloß als Richtlinie gelten und festgehalten wird, dass eine Klassifizierung keiner pauschalen Geheimhaltung gleichkommen darf, wählt das Verteidigungsministerium hier einen anderen Weg. Nämlich ordnet es jegliche „klassifizierte Information, die Österreich im Einklang mit völkerrechtlichen Regelungen erhalten hat“, dem Geheimhaltungsgrund der „zwingenden außenpolitischen Gründe“ zu. Ein Hinweis auf ein möglicher überwiegendes öffentliches Interesse oder eine teilweise Zugänglichmachung der Teile ohne sensible Informationen, wird in diesem Zusammenhang nicht angesprochen.

Die Geheimhaltungsgründe sind in Art. 22a Abs. 2 der Bundesverfassung abschließend aufgezählt. Durch einfache Bundesgesetze dürften diese lediglich eingeschränkt, aber nicht erweitert werden. Dennoch geht das Verteidigungsministerium davon aus, dass “Neben den gesetzlichen Geheimhaltungsgründen im B-VG und IFG […] noch weitere gesetzliche Geheimhaltungspflichten [bestehen], die die Zugänglichmachung bestimmter Informationen untersagen“

Bei IFG-Anträgen zu Informationen, die Österreich aus dem Ausland bzw. der EU erhält, verweist das Bundeskanzleramt nicht etwa auf den Geheimhaltungsgrund der „zwingenden außenpolitischen Gründe“, sondern verweist darauf, dass die Anfrage im Ursprungsland gemäß „der dort gültigen Rechtslage“ zu stellen ist. Damit schließt das Bundeskanzleramt eine Beantwortung pauschal aus, obwohl bei der Geheimhaltung aufgrund „zwingender außenpolitischer Gründe“ eine Abwägung durchzuführen wäre.

Nach den Erläuterungen zum IFG wird unter dem Geheimhaltungsgrund zum Schutz der „Vorbereitung einer Entscheidung“ der Schutz laufende behördliche und gerichtliche Verfahren verstanden. Zwar wird dort auch festgehalten, dass eine Geheimhaltung dieser Informationen, selbst nachdem die Entscheidung getroffen wurde, noch notwendig sein kann. Dies gilt aber nur, wenn ansonsten der Schutz umgangen oder die künftige Entscheidungsfindung beeinträchtigt würde. Im Bildungsministerium sieht man das, etwa bei Ministerinformationen (also Informationen, die dem Minister zum Treffen einer Entscheidung dienen) anders und geht in der Regel von einem Weiterbestehen des Geheimhaltungsgrundes aus: „Eine proaktive Veröffentlichung kommt auch nach Treffen der Entscheidung in der Regel nicht in Betracht, da ähnlich gelagerte künftige Entscheidungsprozesse beeinträchtigt würden (Schutz zukünftiger Entscheidungsprozesse).“

Loben würden wir hier gerne das Verteidigungsministerium, das in seinen Leitlinien explizit festhält, dass die Geheimhaltung nur möglich ist „wenn ohne sie eine rechtmäßige bzw. zweckmäßige Entscheidung einer Behörde unmöglich oder wesentlich erschwert würde“. Trotzdem wurde in unserer Anfrage zu den Leitlinien der Tatbestand vorgebracht, weil man plane, die Leitlinien anzupassen. In der Verhandlung hatten wir Gelegenheit zu fragen, wie weit dieser Reformprozess vorangeschritten ist. Es wurde aber nur vage auf eine „ständige Evaluierung“ verwiesen. Wir sind gespannt, wann es eine Version 2 geben wird.

Proaktive Veröffentlichung – aber nicht für die Ewigkeit?

Informationen, an denen ein allgemeines Interesse besteht, müssen von Behörden proaktiv im Informationsregister (data.gv.at) veröffentlicht werden. Fällt das allgemeine Interesse weg, beispielsweise weil die Informationen nicht mehr aktuell sind, fällt auch diese Verpflichtung weg. Freiwillig dürften Behörden diese Informationen selbstverständlich weiterhin zugänglich halten. Dennoch nehmen es manche Ministerien mit der Zurücknahme der Veröffentlichung besonders ernst. Im Justizministerium werden Informationen beispielsweise automatisch nach 2 Jahren „skartiert“, also wieder offline genommen. Das Wissenschaftsministerium erwähnt in ihren Leitlinien immerhin, dass eine Verlängerung der Zugänglichkeit möglich ist, dann allerdings unter einer neuen ID. Das würde jegliche Verweise oder Verlinkungen auf diese Dokumente ruinieren. Das Finanz- und das Bildungsministerium stellt den Sachbearbeiter*innen immerhin frei, eine manuelle Frist für die Zurücknahme zu setzen. Beim Sozialministerium und beim Kulturministerium ist kein Automatismus vorgesehen, hier wird lediglich festgelegt, dass die Aktualität und Relevanz der veröffentlichten Dokumente regelmäßig zu überprüfen ist.

Positiv anzumerken bleibt aber, dass drei Ministerien auch den umgekehrten Fall berücksichtigen. So ist beim Justizministerium, beim Finanzministerium und beim Innenministerium eine Wiedervorlagefrist über die Entscheidung der Nichtveröffentlichung vorgesehen. So können Dokumente, an denen ursprünglich eine Geheimhaltung bestand oder zunächst kein allgemeines Interesse angenommen wurde, doch noch veröffentlicht werden.